Bee順番管理のオンライン順番取り機能は、患者さまがパソコンやスマートフォンなどを使用して、クリニックに来院する前に受付番号を取得する機能です。
基本設定
Bee順番管理の基本設定画面にある「オンライン順番取りの設定」欄から設定を行います。
1)オンライン順番取り機能を使用可能にする
オンライン順番取りを利用する際には、患者さまとのトラブルを未然に防ぐため、「オンライン順番取り利用規約」への同意が必要となります。基本設定画面の「オンライン順番取りの設定」欄にある利用規約を必ずご確認の上、[利用規約に同意して、オンライン順番取りを利用する]にチェックをしてください。
チェックすると、オンライン順番取り機能の設定項目が表示されます。
2)オンライン順番取りを利用できる患者種別を設定する
再来患者のみにオンライン順番取り機能を提供する場合は、「再診のみ利用可」を[ON]にします。
(診察券番号が入力必須となり、新規の患者はオンライン順番取り機能を使用できません。)
3)診察時間と診察日の設定は移動しました。 基本設定→診療科設定で設定ください
オンライン順番取りの自動受付停止モードについて
「自動受付停止モード」がONのとき、オンライン順番取りは、「オンライン順番取りの受付締切時間」で設定された時間に”診察予想時間”が到達した時点で受付が締め切られます。
▼診察予想時間×オンライン順番取り受付可能時間の算出例
・現在時刻 17:00
・診察終了時間 18:00
・オンライン順番取りの受付締切時間 診察終了の30分前(17:30)
一人あたりの診察時間目安 【10分の場合】
× 診察待ち患者 2人 = 20分 = 17:20 オンライン順番取り受付可能
× 診察待ち患者 4人 = 40分 = 17:40 オンライン順番取り受付不可
4)オンライン順番取りの受付可能時間と順番取り画面の説明文を設定する
- 受付開始時間 診察開始
診察開始時間の何分前に、オンライン順番取りの受付を開始するかを設定します。 - 受付締切時間 診察終了
診察終了の何分前に、オンライン順番取りの受付を終了するかを設定します。
※受付開始/締切時間の詳しい設定方法は、こちらの記事をご参照ください。
- 受付可能時の説明文
オンライン順番取り画面の最上部に表示するテキストを登録・編集することができます。
例)来院時は、自動受付機を使用せずに受付にお越しいただき、取得した番号をお知らせください。 - 受付できないときの説明文
患者さまが下記いずれかの状況でオンライン順番取り受付画面にアクセスした際に表示するテキストを登録・編集することができます。
・休診日
・診察時間外
・診察予想時刻(診察待ち人数✕一人あたりの診察時間目安)が受付締め切り時間をオーバーしているとき
5)患者さまに表示されるオンライン順番取り画面を確認する
「オンライン順番取りURL」のリンクをクリックすると、患者さまのご予約操作時に表示されるオンライン順番取り画面を確認できます。
※クリニックのウェブサイトに、オンライン順番取り画面へのリンクを設置したい場合
オンライン順番取りURL欄のグレー背景箇所に表示されているコードを自院のホームページに設置してください。
オンライン順番取り患者の受付
オンライン順番取りで受付番号が発番されると、Bee順番管理の受付患者一覧に番号が表示されます。
この状態では、当該受付番号の患者は来院していないため、診察順番表示画面には表示されません。 当該受付番号の患者来院時に、受付患者一覧の「順番取り受付」ボタンをクリックすると、来院ステータスが“受付”に切り替わり、診察順番表示画面に受付番号が表示されます。
なお、[スマートフォンマーク]をクリックすると、以下が表示されます。
- 電話番号
- 生年月日
- 呼び出しメール送信フォーム
順番が来ても患者様が来院されない場合、呼び出しメール送信フォームの「メールを送る」ボタンを押すことで、来院を促すメールを送信できます。